|
Понятие о документе, корреспонденции и делопроизводстве. Унификация и стандартизация документов. Система документации.Краткое описание документа Понятие о документе, корреспонденции и делопроизводстве. Унификация и стандартизация документов. Система документации.Создание документов может осуществляться на естественном или искусственном языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы. При доку Делопроизводство (традиционное определение) – сфера деятельности связанная с обработкой информации. Делопроизводство (соврем.) – это отрасль деятельности связанное с организацией работы с официальными документами. РАЗДЕЛ 1 Понятие о документе, корреспонденции и делопроизводстве. Унификация и стандартизация документов. Система документации. 1. понятие о документе. 2. виды документов. 3. функции документов. Системы документации. 4. правила оформления управленческих документов. Понятие «реквизиты» документов. Документ – зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими её идентифицировать (различить). Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования. Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу. Создание документов может осуществляться на естественном или искусственном языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы. При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях. Средства документирования – орудие используемые человеком для создания документов: - простые средства (ручки, карандаши) - механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, фоно кино и видео техника) - средства автоматизации (компьютерная техника). В зависимости от используемых средств документации различают способы документирования (кино фото фоно документирование, электронное и текстовое документирование). Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его оформление. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности комплексов документов. Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись). Современные требования к оформлению организационной распорядительной делопроизводства (ОРД) зафиксированные в гос.госте (ГОСТ Р6.30-97). Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (29) но и зоны и последовательность их размещение на документе. Формуляр – совокупность реквизитов документов и схема их рассположения на документе. Наличие формуляра установленного в гос.стандарте обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного предприятия, так и в стране в целом. В обществе документ является основным носителем управленческой, статистической, научной, технической, и иной социально- значимой информации. Документы - носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других источниках информации (книг, газет, журналов) содержащих переработанную вторичную информацию. Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения: - безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья - технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией - экономии всех видов ресурсов. Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны обьединены в единую государственную систему стандартизацию – иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов. В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД). УДС – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности. В основе создания УСД лежит метод унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической с социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных. Государственная система документированного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях. Основная цель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации сокращения количества и повышение количества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора., обработки и анализа информации. Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами. 1.2. Различают следующие виды документов: - По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма)). - По происхождению (служебные и личные документы). - По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные). - По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные, временные). - По месту составления (внутренние и внешние). - По наименованию (проказы, указы, отчеты). - По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы). Среди функций документа выделяются общие и специфические. ОБЩИЕ ФУНКЦИИ: - информационная (любой документ создается для сохранения информации т.к. необходимость зафиксировать информацию – причина появления документов) - социальная (документ является социально-значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью) - камунифактивная (документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры в частности между учреждениями) - культурная (документ – средство закрепления и передачи культурных традиций). СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ: - правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе) - функция исторического источника (документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества). Системы документации – совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к оформлению. Управленческие документы составляют ядро управленческой документации. Организация работы с документами – предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения – это совокупность взаимосвязанных процедур обеспечивающие движение документов в учреждение с момента их создания исполнения или отправки. В целях рациональные организации документа оборота все документы делятся на документальные потоки (не регистрируемые и регистрируемые; входящие, исходящие и внутренние). Документопоток – совокупность документов выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Система хранения документов – это совокупность средств, способов и
приема учета и систематизации документа с целью их поиска и использование
в текущей деятельности учреждения. При составлении документов используются следующий состав реквизитов: 01 – герб РФ 02 – герб субъекта РФ 03 – эмблема организации или товарный знак 04 – код организации 05 – код формы документа 06 – наименование организации 07 – справочные данные об организации 08 – наименование вида документа 09 – дата документа 10 – регистрационный номер документа 11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа 12 – место составления или издания документа 13 – гриф ограничения доступа к документу 14 – адресат 15 – гриф утверждения документа 16 – резолюция 17 – заголовок к тексту 18 – отметка о контроле 19 – текст документа 20 – отметка о наличии приложения 21 – подпись 22 – гриф согласования документа 23 – визы согласования документа 24 – печать 25 – отметка о замирении копии 26 – отметка об исполнителе 27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело 28 – отметка о поступлении документа в организацию 29 – отметка для автоматического поиска документа. 1. – помещают на бланках документа в соответствии с положением о государственном гербе РФ. 2. – помешают на бланках документа в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. 3. – эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (Положение об организации) если на бланке уже есть герб РФ или герб субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят. 4. – код организации расставляют по общероссийскому классификатору предприятий. 5. – код формы документа расставляют по общероссийскому классификатору управления документации. 6. – наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному учредительному документу. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе и располагают ниже наименования на русском языке. Пример: ООО «СИГМА» “SIGMA” Ltd 7. – справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, web – страница в интернете). Пример: 352290 Краснодарский край Отрадненский р-н Ул. Мира АО «ОГОНЕК» Р/с 20012345627744121235 Тел.: Факс: 8. – наименование вида документа составляемого или изданного в организации регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов предусмотренной в УРД. Этот реквизит оформляется заглавными буквами и пишется на всех документах кроме писем. 9. – датой документа является дата его подписания или утверждения. Оформляется тремя парами арабских цифр, следующей последовательности: день, месяц, год. 10. – регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять. 11. – ссылка на регистрационный номер включает регистрационный номер и дату, на который дается ответ. 12. – указывают в том случае если затруднено его определение по реквизитам. 13. – гриф ограничения доступа для служебного пользования (СЕКРЕТНО), конфиденциально (коммерческая тайна) расставляется без кавычек в правом углу. 14. – адресат при адресовании в организацию ее название указывают в именительном падеже, должность в дательном падеже. 15. – гриф утверждения документа расставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должестным лицом или специальным создавшим документом. При утверждении документа должестным лицом расставляется гриф утверждения и слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности лица утверждающего документ, личная подпись и её расшифровка, ее дата. Пример: УТВЕРЖДАЮ Гениральный директор ЗАО «ГРАНД» Личная подпись расшифровка подписи 16. – резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает: - фамилию исполнителя (кому поручается) - содержание поручения (конкретные действия) - срок исполнения - подпись руководителя и дата подписания. К 18.09.01 личная подпись 18.08.01 2). АКТ списания продукции. 2 АКТ приема работ от 15.09.01 №17, на 1л. в 17 экз. Приложение к распорядительным документам должно оформляться в правом
верхнем углу и должно иметь отметку «Приложение» с указанием названия
распорядительного документа, его даты и его регистрационного номера. К приказу директора ОАО «ЭРА» От 01.04.2001 №12 Начальник Департамента образования Подпись ее расшифровка 18.09.01 Подпись ее расшифровка 18.09.2001 Менеджер по персоналу подпись ее расшифровка 18.09.2001 Для замирения более важных документов расставляется печать. При печатании документов используют 8 стандартных положений табулятора: 0. – от границы левого поля для печатании реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст», «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направления его в дело», «Подпись» и слов «ЗАВЕРЕНО», «СЛУШАЛИ», «РЕШИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ». 1. - на расстоянии 15 мм от левого поля для начала абзаца в тексте. 2. – на расстоянии 48 мм от левого поля для составления таблиц и трафаретных текстов. 3. – на расстоянии 72 мм от левого поля для составления таблиц и трафаретных текстов. 4. – на расстоянии 96 мм от левого поля для реквизита «Адресат». 5. – на расстоянии 120 мм для реквизита «Гриф утверждения» и «Гриф ограничения доступа к документу». 6. – на расстоянии 144 мм для расшифровки подписи в реквизите «Подпись». 7. – на расстоянии 168 мм для печатания слов «Копия» при снятия копий с документа. Бланки документов. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа не
зависимо от его вида. Отсутствие реквизитов в документе лишает его
юридической силы. К обязательным реквизитам относятся постоянные реквизиты,
входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на
стандартный лист бумаги типографным способом и образуют официальный - общий бланк - бланк письма - бланк конкретного вида документа. Общий бланк используется при изготовлении любых документов кроме писем. Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации. Бланк для писем включает реквизиты «Наименование организации», Бланк конкретного вида документа включает реквизиты «Наименование
организации», «Наименование вида документа», «Место составления или издания
документа». Бланк конкретного вида документа может содержать знак герба или
эмблемы, наименование вышестоящей организации и код формы документа по Организации субъектов РФ, как правило, используют в качестве
государственного языка не только русский, но и национальный язык, поэтому
бланки этих организаций оформляются на двух языках. На них печатают
следующие реквизиты бланка: «Наименование предприятия», «Справочные данные
об организации», «Место составления или издания документа». Если правом
подписи документа обладает не только руководитель организации, но и
руководители структурных организаций, а также дожестные лица, то
организация может иметь бланки структурных подразделений и должестных лиц. |
|
||