|
Планирование рабочего времени менеджераКраткое описание документа Планирование рабочего времени менеджера1. Постоянная спешка. При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный момент. Следовательно, он не думает о других способах решения, которые возможно луч Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации Самарская Государственная Экономическая Кафедра менеджмента Контрольная работа По дисциплине: « Менеджмент» Тема: « Планирование рабочего времени менеджера». В ы п о л н и л : Н е у д а х и н Д . Б . IV курс, факультет ВВиДО С п е ц и а л ь н о с т ь : Ф и К Р Проверила: Полынова Л.В. Самара 2002 План:
1. Причины дефицита времени 4 2. Инвентаризация времени 5 3. Самоменеджмент 6 3.1. Постановка цели 6 3.2. Планирование 9 3.3. Принятие решений 3.4. Реализация и организация 15 3.5. Контроль 17 3.6. Информация и коммуникация 17 4. Как я управляю своим временем 21 Заключение 24 Список используемой литературы 26 Введение Ценен тот руководитель, который знает своё дело, умеет хорошо управлять и
добиваться поставленных целей, независимо от его внешности и образования. 1. Постоянная спешка. При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный момент. Следовательно, он не думает о других способах решения, которые возможно лучше, чем тот способ, который пришёл на ум первым. 2. Нагромождение работ. При этом руководитель начинает заниматься различными мелкими и не столь важными делами. У него нет чёткого распределения работ по степени важности и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов. 3. Постоянные доработки дома. При этом время, отведённое на отдых расходуется на работу, руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности на следующий день и в конечном итоге ведёт к упадку здоровья. 4. Переутомление. Следствие длительной работы в условиях постоянной спешки. 5. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека. 6. Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации. 7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, а соответственно она порождает хроническую нехватку времени. 1) отсутствие чёткого расписания работы на текущий день (руководитель не знает, что ему сегодня предстоит сделать в первую очередь, что – во вторую); 2) секретарь не в курсе дел своего шефа (секретарь – прежде всего помощник своего руководителя); 3) несвоевременность ответа на деловые письма (потому что руководителю всё как-то некогда); 4) продолжение работы над деловыми бумагами дома, по вечерам (в служебные часы не хватает времени); 5) непрерывные помехи в работе, вызванные частыми телефонными звонками и наплывом посетителей (руководитель стремится со всеми разговаривать сам); 6) постоянное выполнение работы за своих подчинённых (в частности, и потому, что руководителю кажется: так надёжней); 7) большой поток всевозможных рутинных дел (руководитель буквально «тонет» в мелочах); 8) частая спешка при выполнении заданий со стороны вышестоящего руководства (очень часто вызвана несвоевременностью начала работы над ними). Анализ использования времени Анализ временных потерь Разбор “поглотителей” времени Техника самоменеджмента Анализ использования времени. . Анализ видов деятельности и расхода времени; . Листок дневных помех. Анализ временных потерь. 1. Постановка цели. . Значение постановки целей Именно в постановке целей заключаются азы деятельности предприятий и его успешное будущее. Цель описывает конечный результат. Необходимо осознавать, что здесь понимается ни то, что мы делаем, а то ради чего мы это делаем. Цели – это своего рода вызов, который побуждает к действиям. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если мы заранее чётко не обозначим то, чего мы хотим. В свою очередь, чтобы поставить эти цели надо думать о будущем. Цель даёт ястность о том, в каком направлении необходимо двигаться. Без неё можно потеряться в мелочах и сойти с верного пути. Постановка целей – это временный процесс, поскольку в течении деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры изменились, что приводит к необходимости изменения цели. Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда мы хотим прийти и куда мы попасть не хотим, а также не попасть туда куда нас хотят привести другие. Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. “Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще”. . Нахождение целей(анализ целей) Чего я хочу? . Ситуационный анализ Что я могу? . Формулировка целей (планирование целей) . Нахождение целей. - Каких целей Вы хотите достичь? - Согласуются ли они между собой? - Существуют ли так называемая высшая цель и определённые промежуточные цели на пути к главной? - Знаете ли Вы, что Вы сами можете сделать для этого (сильные стороны) и над чем Вам ещё надо работать (слабые стороны)? Одним словом, необходимо добиться ястности цели. - Анализ «цель – средство» 2. Планирование. . Система планирования времени Как мы видим началом служит план на несколько лет вперёд. Он выводится из
плана жизни. После того, как составлен план на ближайшие несколько лет мы
может составить план на год. При этом надо следить за тем, чтобы случайно
не заниматься более поздними делами. Далее составляется квартальный план,
который служит инструментом контроля за годовым. Учитываемые в месячном
плане задачи и цели переносятся из квартального плана истёкшего месяца. . Составление планов дня с помощью метода “Альпы”. Этот метод включает 5 стадий: а) составление заданий; б) оценка длительности акций; в) резервирование времени; г) принятие решений по приоритетам и перепоручению; д) контроль (учёт несделанного) . Дневник времени – является важнейшим рабочим средством самоменеджмента. Это и календарь-памятка и записная книжка. А также дневник является хорошим инструментом планирования, справичником и инструментом контроля. Необходимо всегда перепроверять свои планы и изменять их , если они оказываются не выполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку. 3. Принятие решений. Принять решение – это значить установить приоритетность. Оно предпологает выбор первоочередных дел и задач. Вопрос принятия решений встал из-за появления у руководитель проблем таких как: попытка выполнения сразу большого объёма работ, распыление своих сил на отдельные не существенные, но кажущиеся необходимыми дела. И к концу дня руководители приходит к выводу, что они проделали огромную работу за этот день, но главные проблемы и дела остались не решёнными. Многие руководители оправдываются говоря, что они вынуждены каждый день делать много важных дел. Для того, чтобы так не получалось необходимо обязательно устанавливать приоритеты, что означает принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т.д. значение. Если следовать этому давольно таки простому правилу, то можно достичь следующего: - соблюдать установленные сроки; - получать большее удовлетворение от рабочего дня и результатов работы; - избегать конфликтов - избегать стрессовых ситуаций и перегрузок. Очерёдность дел можно определять с помощью следующих методов: . Принцип Парето (соотношение 80:20) Он означает, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Согласно этой теории можно сделать вывод приминительно для рабочей ситуации руководителя: за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога. . Установление приоритетов с помощью анализа АБВ. Это техника исходит из опыта, что доли в процентах более важных и менне важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три класса, в соответствии с их значимостью. Анализ АБВ основывается на следующих трёх закономерностях: - важнейшие задачи составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%. - На важные задачи приходится около 20% общего числа дел, значимость которых также около 20%. - Менее важные и несущественные задачи составляют около 65% всех дел, а в свою очередь значимость их составляет всего лишь около 15%. Чтобы применить анализ АБВ необходимо следовать следующим пунктам: - составить список всех предстоящих задач. - Систематизировать их по важности и установить очерёдность - Пронумеровать эти задачи - Оценить свои задачи в соответствии с категорией А,Б,В. - Задачи категории А (15% всех задач) не подлежат перепоручению. - Задачи категории Б (20% всех задач) подлежат перепоручению. - Оставшиеся задачи самые маловажные и подлежат обязательному перепоручению. . Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауера Этот принцип является простым вспомогательным средством в тех случаях, когда необходимо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Приоритеты устанавливаются по таким критериям как срочность и важность дела. Они подразделяются на 4 группы: 1) Срочные/ важные дела – необходимо выполнить их самому руководителю. 2) Срочные/менее важные дела 3) Менее срочные/важные задачи. Необязательно выполнять их сразу, но выполнять их надо самому. 4) Менее срочные/ менее важные дела. “От задач менее срочных и несущественных следует воздерживаться”. Благодаря принципу Эйзенхауера можно существенно увеличить производительность, продуктивность и результативность. . Основы делегирования. Под делегированием в общем смысле понимается передача задач своему подчинённому из сферы деятельности самого руководителя. Но при этом начальник сохраняет за собой ответственность за руководство, которая не может быть делегирована. Передача задача или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями. Управленческая ответственность (не делегируется) Исполнение Целесообразно отметить преимущества делегирования: - делегирование помогает руководителю высвободить время для важных задач и немного разгрузиться; - делегирование способствует использованию профессиональных знаний и навыков работников; - Делегирование стимулирует раскрытие способностей, самостоятельности и компитенции подчинённых; - Делегирование положительно воздействует на мотивацию труда сотрудников. Для того, чтобы научиться правильно делегировать необходимо ознакомиться и принять во внимание следующие правила: - подобрать подходящих сотрудников; - распределить сферы ответственности; - координировать выполнение порученных задач; - стимулировать и консультировать подчинённых; - осуществлять контроль рабочего процесса и результатов; - давать оценку своим сотрудникам; - пресекать попытки обратного или последующего делегирования. Делегировать необходимо рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы и подготовительную работу. Ни в коем случае нельзя делегировать такую работу как определение целей, руководство сотрудниками, задачи высокой степени риска, и т.д. 4. Реализация и организация. Составление распорядка дня и организация трудового процесса в целях достижения поставленных целей. Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”. Существует 25 правил, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня. Правила начала дня: 1) начинать день с позитивным настроением; 2) хорошо позавтракать и без спешки на работу; 3) начинайте работу по возможности в одно и то же время; 4) перепроверка плана дня 5) вначале – ключевые задачи; 6) приступать без раскачки; 7) согласовать план дня с секретарём; 8) утром заниматься сложными и важными делами; Правила основной части дня: 9) Хорошая подготовка к работе; Правила завершения рабочего дня: . Естественный дневной ритм У разных людей разная психология и организм. Вследствие этого работоспособность людей различна в различные периоды времени. Некоторые люди продуктивнее работают утром, некоторые днём, а некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что одни из них работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у этих людей приходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей – так это относительные, ритмичные колебания! 5. Контроль. - осмысление физического состояния - сравнение запланированного с достигнутым - корректировка по установленным отклонениям Необходимо регулярно, через равные промежутки времени проверять свои планы
и организацию труда, анализировать свою деятельность и своё время и
составлять листок дневных помех. 6. Информация и коммуникация. . Рациональное чтение Это важно для руководителя, поскольку рационализировать чтение означает ликвидацию потерянного времени на бессистемное чтение и пустую трату средств. Независимо от скорости чтения, можно путём целенаправленного, селективного чтения сэкономить массу времени. Рациональное чтение предполагает прежде всего определение того надо ли этот материал читать вообще, если да, то в каком объёме. 1) при просмотре и чтении надо думать о том, какую информацию мы хотим из него получить; 2) надо просмотреть название глав и разделов, пробежать глазами краткое содержание, а также предисловие и введение. 3) Выяснить, что бы мы хотели прочитать более интенсивно. 4) Не задерживаться на примечаниях, частях текста, напечатанных мелким шрифтом 5) Следовать смысловому содержанию и идее текста, а не словам. 6) Отыскивать всевозможные выделения и таблицы. Читать можно также быстрее если избавляться от вредных привычек и отвлекающих факторов и совершенствовать методику чтения. Необходимо также привыкнуть и к тому, что важные тексты нужно не только читать, но и обрабатывать после чтения. Также желательно разработать свою систему маркировок и делать пометки, указывающие на важность или качество того или иного абзаца. Можно выписывать важные идеи и мысли, но лишь самое важное и в кротчайшей форме. Метод SQ 3R является методом 5-ти ступеней, которые предусматривают: 1. Обзор. Надо узнать какую информацию несёт книга в целом. 2. Постановка вопросов. Это критическое чтение. 3. Чтение. Целевое и концентрированное восприятие. 4. Обобщение. Необходимо, чтобы удостоверится, что материал усвоен. 5. Повторение. Завершающее повторение служит сведению в единое целое отдельных результатов, полученных в ходе проработки текста. . Рациональное проведение совещаний. Совещания забирают у руководителя и у подчинённых очень большую часть рабочего дня. Поэтому желательно провести анализ точных затрат ближайшего совещания с учётом: издержек на подготовку, заработка участников, дополнительных индивидуальных расходов, накладных расходов, командировочных расходов и потерянного времени! «самые лучшие совещания те, которые вообще проводить не надо!» Повестку дня составляйте с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Для каждого пункта намечайте время в соответствии с его значимостью. Используйте для этого следующий формуляр: «План обсуждения». «План обсуждения» Участники
Следует составлять иногда и укороченный протокол с важнейшими данными и
результатами, которые раздаются участникам. . Переговоры по телефону Телефон является наиболее часто используемым средством коммуникации и наиболее частым источником помех. Но его можно и использовать в виде инструмента рациональной информации и коммуникации. . Рациональное ведение корреспонденции. 1) Подготовьте стандартные ответы; 2) Старайтесь писать резолюцию сразу, не накапливая бумаг; 3) Не увлекайтесь размножением документов; 4) Своевременно уничтожайте архивы; 5) Доверяйте сектретарю в разборе почты; 6) Совершенствуйте документооборот; 7) Стремитесь к простой системе документооборота. 4. Как я управляю своим временем Время представляет самую большую ценность для меня. Джон Адер в своей книге «Как управлять своим временем» приводит пять проблем, напрасно тратящих время. Рассмотрим эти проблемы и то, как я с ними справляюсь. - Откладывание работы Я начинаю свой рабочий день с работы, которая мне неинтересна, но которую надо сделать. А далее я выполняю то, что мне нравится и интересно. Такой подход практически исключает проблему. - Неэффективное делегирование полномочий В самом начале своей деятельности – после окончания ВУЗа - у меня не было подчиненных. По мере работы, я стал руководить сначала одним сотрудником, затем двумя, теперь у меня в подчинении около 20 человек. Руководство персоналом накладывает на меня серьезную ответственность. Перед огранизацией я в ответе как за хорошую работу каждого сотрудника, а перед сотрудниками я в ответе за развитие личных качеств каждого, за мотивацию к работе и так далее. Делегирование полномочий является хорошим фактором мотивации в работе, а также влияет на развитие качеств сотрудника, поэтому я использую этот прием в своей работе. Не менее важно и то, что хороший руководитель, а я стремлюсь быть хорошим руководителем, не делегируя полномочий будет неэффективно использовать свое рабочее время, выполняя менее важную работу. - Неумение справляться с канцелярской работой Максимум необходимой мне для работы информации я храню в компьютере. - Проведение ненужных собраний. Структура управления в нашей организации построена таким образом, что каждое функциональное подразделение имеет своего руководителя. Поэтому мне приходится ставить задачи, за исключением некоторых случает, только руководителям подразделений. Все вопросы с ними решаются мной в процессе ежедневной работы, а это исключает надобность в собраниях. - Неумение расставлять приоритеты Рекомендации, на что обратить внимание на этой неделе, я получаю на еженедельных оперативных совещаниях. С учетом этих рекомендаций я расставляю приоритеты. Заключение Если подытожить всё выше сказанное, то можно пожалуй остановиться на
следующем: Из написанного выше можно понять, что от каждого человека требуется серьёзно и добросовестно подходить к организации своего рабочего дня, распределению времени, иначе человек рискует угодить в ловушку, которую готовят ему время и сам же человек если не серьёзно относится к распределению времени. Таким образом, очевидно что распределять дела и время потраченное на них следует так, чтобы этого самого времени хватало на все дела, и конечно же не следует забывать об отдыхе. Следующее на что следует обратить внимание это классификация дел по степени важности а также распределению и расчленению каждого серьёзного мероприятия, т.е. мероприятия, обладающие определённой степени важности для вас. Не следует обходить внимание различные вспомогательные средства помогающие организации своего времени, такие например как: различного рода органайзеры, электронные записные книжки, карманные компьютеры, и секретарь. Несмотря на то, что на эту тему написано много книг и опубликовано множество статей каждый человек должен сам сказать себе: "Я не хочу больше тратить время в пустую и я не хочу неуспевать", тогда человек сделает самый трудный первый шаг по дороге к организованной жизни. Список литературы. 1. Виханский О.С., Наумов А.И. «Менеджмент». М., 1998 ----------------------- Инвентаризация времени Продуктивная деятельность Изменение расхода времени Анализ ценности времени Помехи, перерывы в работе Источники временных потерь Листки-памятки Причины непроизводительного расхода времени Постановка целей Жизненные цели Сильные и слабые стороны. Ситуация, окружение Практические цели Процесс постановки целей Анализ Сильные и слабые Формулировка целей стороны (планирование целей) Практические цели (цели действия) развивать избавляться
Что я могу? План жизни Планы на несколько лет вперёд Годовой план Годовой итог Квартальные итоги Месячные итоги Итоги недели Итоги дня Квартальные планы Месячные планы Декадные планы Дневные планы Сравне- ние «план- факт»: перепро- верка результа- тов Подразделяется на Приспособление Приспособление Начальник Задачи Компетенция Функциональная ответственность Подчинён- ный + + Целеустановка План Коррективы Контроль за процессом и результатами Факт Трудовой процесс и результаты Реализация Рациональное чтение Во время чтения После чтения Перед чтением . Отбор материала для чтения . Совершенствование метода чтения . Пометки . Убыстрение чтения (техника быстрого чтения) . выписки SQ 3R – метод
|
|
||